Госзакупки с нуля: с чего начать малому бизнесу

Не нужно сначала изучать весь 44-ФЗ, покупать курс и оформлять всё, что когда-нибудь может понадобиться поставщику. Начните с рынка: посмотрите, как государственные и корпоративные заказчики покупают ваш привычный товар или услугу, найдите посильные заказы — и уже затем заранее подготовьте доступ к торгам.

Если вы никогда не участвовали в закупках, первое действие очень простое: откройте поиск закупок в ЕИС и попробуйте найти товар или услугу, которые уже продаёте.

Для такой разведки не нужно регистрироваться участником закупок. Не нужно покупать поисковый сервис и тем более большой учебный курс.

Сначала надо ответить на более практичный вопрос: есть ли в закупках заказы, которые ваш бизнес действительно способен выполнить и профинансировать?

Удобный маршрут выглядит так:

свой продукт → реальный рынок → правила закупки → расчёт денег → заранее подготовленный доступ → заявка → контракт → исполнение, приёмка и оплата.

Начните со знакомого товара или услуги

Первая ошибка — искать просто «выгодные тендеры».

Если компания торгует офисной мебелью, начинать разумнее с офисной мебели, а не с привлекательной закупки ноутбуков, поставщика которых ещё предстоит найти. Если вы привыкли оказывать услуги в своём регионе, первый контракт с исполнением по всей стране вряд ли станет проще только потому, что у него высокая цена.

До поиска определите свои реальные границы: что именно вы готовы поставить, в каком объёме, куда, за какой срок и сколько денег можете вложить в заказ до получения оплаты.

Чем меньше неизвестных в первом контракте, тем проще оценить риск. Знакомый товар, проверенный поставщик, понятная доставка и реалистичный срок обычно важнее большой начальной цены.

Посмотрите, как ваш товар покупают на самом деле

В открытом поиске ЕИС можно отбирать закупки по закону, этапу, цене, датам и ОКПД2 — это код вида продукции, работы или услуги. При поиске по географии обращайте внимание не только на местонахождение самого заказчика, но и на место поставки: они могут находиться в разных регионах.

Не ищите только по одному названию. Один и тот же товар заказчики могут назвать «кресло офисное», «кресло для персонала» или иначе. Услуга по обслуживанию кондиционеров может встретиться как «техническое», «сервисное» или «регламентное» обслуживание климатического оборудования. Попробуйте несколько привычных формулировок и синонимов.

Смотрите не только новые, но и завершённые закупки. Для начала достаточно взять несколько сопоставимых заказов и понять: какой объём покупали, какая была комплектация, куда требовалась доставка, сколько времени давали на исполнение, чем закончилась процедура и по какой цене в итоге заключили контракт.

При этом НМЦК — начальная (максимальная) цена контракта — не является готовым ценником рынка. Закупка ста кресел с доставкой и сборкой не равна закупке десяти кресел со склада поставщика. Сравнивайте заказы с близким объёмом, характеристиками и условиями исполнения.

После такой разведки у вас должно появиться не ощущение «государство платит много», а гораздо более полезное понимание: какие заказы встречаются регулярно и какие из них подходят именно вашему бизнесу.

44-ФЗ и 223-ФЗ: что нужно понимать новичку

На старте не требуется читать оба закона целиком. Но надо понимать, по какой системе проводится выбранная закупка.

Все столбцы — прокрутите таблицу по горизонтали ↔

Вопрос	44-ФЗ	223-ФЗ
Какие это закупки	Закупки для государственных и муниципальных нужд	Закупки определённых законом компаний и организаций
Где заданы основные правила	Значительная часть процедуры подробно регулируется самим законом	Закон задаёт рамку, но большое значение имеет положение о закупке конкретного заказчика
Что читать поставщику	Извещение, требования, описание объекта, проект контракта и применимые нормы	Документы конкретной закупки, положение заказчика и применимые нормы 223-ФЗ
Это любые коммерческие тендеры?	Нет	Нет

223-ФЗ распространяется на определённые законом категории заказчиков — например, на ряд государственных компаний, естественных монополий и организаций с государственным участием. Поэтому называть любой тендер частной компании «закупкой по 223-ФЗ» нельзя. Перечень заказчиков установлен в статье 1 Закона № 223-ФЗ.

Для поставщика главное практическое отличие в другом: по 223-ФЗ нужно обязательно смотреть положение о закупке заказчика. Именно оно регулирует способы и порядок закупок, заключение и исполнение договоров в пределах правил закона. Это следует из статьи 2 Закона № 223-ФЗ. Поэтому правила одной процедуры не стоит автоматически переносить на следующую.

Не смешивайте и похожие сокращения. В 44-ФЗ есть специальные закупки для СМП — субъектов малого предпринимательства — и СОНКО, социально ориентированных некоммерческих организаций. СМП входят в более широкую категорию МСП и включают в том числе микропредприятия, но не средние предприятия. В специальной модели 223-ФЗ участниками закупки могут быть субъекты МСП — малого и среднего предпринимательства, то есть и малые, включая микропредприятия, и средние предприятия. См. статью 30 Закона № 44-ФЗ, статью 4 Закона № 209-ФЗ и статью 3.4 Закона № 223-ФЗ.

После разведки рынка подготовьте доступ — не под последний день

Когда вы увидели, что ваш товар или услуга действительно закупаются и условия вам в целом подходят, стоит заняться доступом к электронным процедурам. Делать это лучше заранее, пока рядом не тикает срок подачи первой заявки.

Для обычной российской компании или ИП, которые собираются участвовать в электронных закупках по 44-ФЗ, понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП, учётная запись ЕСИА («Госуслуги») и регистрация участника в ЕИС. Сведения зарегистрированного участника включаются в ЕРУЗ — Единый реестр участников закупок. Порядок регистрации связан с постановлением Правительства № 60.

После регистрации в ЕИС операторы электронных площадок проводят базовую аккредитацию участника через информационное взаимодействие. Закон устанавливает срок — не позднее рабочего дня после регистрации в ЕИС — и запрещает оператору требовать для такой аккредитации дополнительные документы. Это закреплено в статье 24.2 Закона № 44-ФЗ.

Но регистрация не означает автоматический допуск к любой закупке. В отдельных случаях требуются опыт, специальные разрешения или дополнительные сведения.

С электронной подписью тоже не нужно усложнять. Для обычной российской компании УЦ ФНС бесплатно выпускает квалифицированный сертификат лицу, которое вправе действовать от имени организации без доверенности, а для ИП — самому предпринимателю. Для некоторых категорий заявителей действуют другие удостоверяющие центры. Сам сертификат бесплатный, но носитель или настройка рабочего места могут потребовать расходов. Актуальные условия есть на странице ФНС об электронной подписи.

Для 223-ФЗ нельзя давать один регистрационный маршрут на все случаи. В конкурентной электронной закупке, участниками которой могут быть только субъекты МСП, действует специальная модель статьи 3.4: используются определённые электронные площадки и предусмотрена аккредитация в установленном законом порядке. Но для других закупок по 223-ФЗ нужно смотреть положение заказчика и условия конкретной площадки. Статья 3.4 Закона № 223-ФЗ.

Спецсчёт нужен не всем

Спецсчёт — специальный банковский счёт, который используется, в частности, когда обеспечение заявки в электронной процедуре предоставляется деньгами.

Но это не обязательный «пропуск в госзакупки».

По 44-ФЗ участник при установленном обеспечении заявки может выбрать между денежными средствами и независимой гарантией. Если используется денежный вариант, средства блокируются на специальном счёте. Кроме того, если НМЦК не превышает 1 млн рублей, заказчик вправе вообще не устанавливать обеспечение заявки. Статья 44 Закона № 44-ФЗ.

В конкурентных электронных закупках по 223-ФЗ только среди субъектов МСП также предусмотрен выбор между денежным обеспечением заявки и независимой гарантией, если обеспечение установлено; при денежном варианте используется спецсчёт. Статья 3.4 Закона № 223-ФЗ.

Независимая гарантия при этом не является «бесплатной заменой деньгам»: банк или иная уполномоченная организация обычно берёт плату за её выдачу.

Не выбирайте закупку только по начальной цене

Допустим, вы нашли заказ на знакомый товар и подходящую сумму. Теперь его нужно разобрать до подачи заявки.

Сначала ответьте на четыре вопроса: что нужно поставить или сделать, сколько, куда и к какой дате.

Если здесь всё подходит, откройте проект контракта или договора. Посмотрите, как проходит приёмка, когда заказчик платит, какая предусмотрена ответственность, есть ли обеспечение исполнения и гарантийные обязательства.

По 44-ФЗ контракт заключается на условиях, предусмотренных закупкой и заявкой участника, а существенные условия нельзя просто поменять после победы по желанию сторон — только в случаях, которые допускает закон. Поэтому схема «сейчас выиграем, а потом договоримся перенести неудобный срок» ненадёжна. См. статью 34 и статью 95 Закона № 44-ФЗ.

После проекта контракта изучите описание объекта закупки или техническое задание. Проверяйте характеристики, количество, комплектацию, упаковку, монтаж, адрес поставки и всё, что придётся сделать помимо передачи самого товара.

Затем посмотрите требования к участнику. Для определённых работ и услуг может потребоваться лицензия, членство в СРО — саморегулируемой организации — или другое обязательное разрешение. В некоторых закупках действуют дополнительные требования к опыту и квалификации. Их базовые правила закреплены в статье 31 Закона № 44-ФЗ.

Отдельно проверьте национальный режим. Для конкретного товара могут действовать запреты, ограничения или преимущества в зависимости от его происхождения. Новичку нет смысла заучивать все перечни: нужно проверить именно свой товар и понять, какими сведениями подтверждается его происхождение. Отправная норма — статья 14 Закона № 44-ФЗ.

Если на этом этапе вы упёрлись в конкретное условие — например, неясно, подходит ли товар под национальный режим, достаточно ли имеющегося опыта или что именно требует формулировка технического задания, — лучше не угадывать. В группе «Ферман» такие вопросы можно разбирать по самим материалам закупки: FermanGPT сопоставляет документы с нормами и практикой с указанием источников, помогает анализировать требования и готовить заявку, а по результатам можно сформулировать вопросы для команды. Это полезнее, чем искать общий ответ в отрыве от конкретной закупки.

Посчитайте деньги до подачи заявки

Контракт может выглядеть прибыльным и при этом требовать больше оборотных денег, чем есть у компании.

Возьмём простой условный пример.

Есть обычная закупка по 44-ФЗ — не специальная закупка только для СМП и СОНКО. НМЦК составляет 2 млн рублей. После расчёта компания понимает, что готова заключить контракт за 1,8 млн рублей.

Товар стоит 1,3 млн. Доставка и упаковка — 120 тысяч. Работа сотрудников — 80 тысяч. Ещё 10 тысяч — заранее известные комиссии и банковские расходы.

Планируемые расходы составляют:

1 300 000 + 120 000 + 80 000 + 10 000 = 1 510 000 рублей.

Разница между ценой контракта и этими расходами:

1 800 000 − 1 510 000 = 290 000 рублей.

Это не «чистая прибыль». Из этой суммы ещё могут возникнуть налоги и непредвиденные расходы. Налоговый эффект зависит от режима и операций конкретного поставщика, поэтому универсальный процент сюда подставлять нельзя.

Предположим, компания дополнительно решила держать 50 тысяч рублей внутреннего резерва на непредвиденные расходы. Пока ничего не случилось, это не понесённый расход. Просто 50 тысяч лучше не считать свободным заработком. Тогда расчётный запас до налогов составит 240 тысяч рублей.

Теперь посчитаем не результат сделки, а деньги, которые потребуются до оплаты заказчиком.

Допустим, аванса нет: товар, доставку, сотрудников и известные комиссии нужно оплатить заранее. Кроме того, в конкретной закупке установлено обеспечение исполнения контракта 100 тысяч рублей.

Если победитель вносит его деньгами:

1 510 000 + 100 000 = 1 610 000 рублей.

Если одновременно компания хочет сохранить внутренний резерв 50 тысяч, ей нужно располагать примерно 1,66 млн рублей, ещё не считая будущих налоговых платежей.

Обеспечение исполнения не надо автоматически записывать в себестоимость товара. При надлежащем исполнении внесённые деньги возвращаются в предусмотренном контрактом порядке. Но на время они связаны, то есть ими нельзя финансировать поставку. Вместо денежных средств в предусмотренных законом случаях можно выбрать независимую гарантию, но за неё возникает отдельная плата. Основные правила — в статье 96 Закона № 44-ФЗ.

Допустим также, что раньше для обеспечения заявки на спецсчёте были заблокированы ещё 20 тысяч рублей. Не нужно автоматически прибавлять их к 1,61 млн, необходимым для основной фазы исполнения. У победителя денежное обеспечение заявки разблокируется после заключения контракта. При этом обеспечение исполнения требуется предоставить до заключения, поэтому около момента подписания контракта две суммы могут на короткое время пересекаться. Для расчёта потребности в деньгах нужно смотреть фактические сроки блокировки и возврата. Порядок заключения электронного контракта установлен статьёй 51 Закона № 44-ФЗ.

Получаются три разные величины: сколько компания действительно потратит; сколько денег временно будет связано; сколько всего средств понадобится до оплаты заказчиком.

Только после этого имеет смысл решать, до какой цены вы готовы снижаться.

Побеждает не всегда самая низкая цена

Ценовое предложение важно, но модель «кто дал меньше всех, тот победил» подходит не ко всем закупкам.

Сначала сам участник и его заявка должны соответствовать установленным требованиям. В аукционе ценовое предложение играет решающую роль среди соответствующих заявок. А, например, в конкурсе по 44-ФЗ могут оцениваться несколько критериев: наряду с ценой закон предусматривает качество и квалификацию участника. Конкретные критерии указываются в документах закупки. Статья 32 Закона № 44-ФЗ.

В закупках по 223-ФЗ также нужно смотреть конкретный способ и установленные для него правила.

Поэтому нижняя цена, которую вы рассчитали для себя, — это не прогноз победы. Это граница, после которой вам самому контракт уже невыгоден или слишком рискован.

Как выглядит разумная первая закупка

Первая закупка не обязана быть самой маленькой. Она должна быть понятной.

Вы знаете предмет закупки и можете выполнить технические требования. Укладываетесь в срок. Понимаете доставку и приёмку. У вас есть обязательные разрешения и необходимый опыт — либо в этой закупке они не требуются. Проверен национальный режим. Денег хватает не только на обеспечение, но и на исполнение до оплаты. Даже после возможного снижения цены экономика остаётся приемлемой.

Если один из этих вопросов пока невозможно нормально посчитать, закупка не обязательно плохая. Но для первого участия разумнее найти вариант с меньшим количеством неопределённости.

Подайте заявку не в последние минуты

Первую заявку лучше закончить с запасом времени. Так останется возможность исправить техническую проблему, проверить электронную подпись, загрузить нужные документы и убедиться, что с обеспечением заявки всё в порядке, если оно требуется.

После отправки проверьте статус заявки и сообщения площадки. Но помните: «заявка принята системой» не означает «участник допущен». Соответствие требованиям ещё должно быть проверено в порядке конкретной процедуры.

До окончания срока подачи полезно также проверить, не размещал ли заказчик изменения или разъяснения.

Если закупка предполагает снижение цены, заранее держите перед глазами свой предел. На торгах легко начать бороться за первое место и обнаружить после победы, что контракт уже работает в минус.

И сама победа ещё не завершает процедуру. Победителю нужно следить за сроками заключения контракта, вовремя подписать его и предоставить обеспечение исполнения, если оно требуется. При электронной процедуре закон прямо связывает заключение контракта с выполнением этих действий; их невыполнение в установленном порядке может привести к признанию участника уклонившимся. Статья 51 Закона № 44-ФЗ.

После победы — исполнение, приёмка и оплата

После подписания контракта нужно поставить товар, выполнить работу или оказать услугу именно на тех условиях, которые вы проверяли до заявки.

Документы здесь не менее важны, чем сама поставка. Момент, когда заказчик получил товар, и момент, с которого начинает считаться срок оплаты, могут быть разными событиями.

По 44-ФЗ общее правило — оплата не позднее семи рабочих дней с даты подписания заказчиком документа о приёмке, но закон предусматривает исключения. По 223-ФЗ общее правило также составляет семь рабочих дней с даты приёмки, при этом закон предусматривает случаи применения другого срока. А для закупок, участниками которых являются только субъекты МСП по специальной модели постановления Правительства № 1352, установлен обязательный максимум: не более семи рабочих дней со дня подписания заказчиком документа о приёмке. Поэтому в конкретной закупке всё равно нужно прочитать договор и понять, какое событие запускает срок оплаты. См. статью 34 Закона № 44-ФЗ, статью 3 Закона № 223-ФЗ и пункт 28 постановления Правительства № 1352.

Если контракт предусматривает гарантийные обязательства, они могут продолжаться и после приёмки и оплаты. 44-ФЗ отдельно предусматривает возможность обеспечения таких обязательств. Статья 96 Закона № 44-ФЗ.

Где разобраться бесплатно

Платный большой курс для первого знакомства с закупками не обязателен.

У Росэлторга есть открытая База знаний с инструкциями и обучающими материалами. Она полезна, когда нужно понять конкретное действие на электронной площадке или механику процедуры.

Там же есть «Азбука закупок». Это не полный курс, а словарь закупочных терминов: удобно быстро проверить, что означают НМЦК, ЕРУЗ, ОКПД2, обеспечение заявки и другие незнакомые обозначения.

Но главным учебным материалом для начинающего всё равно остаётся настоящая закупка своего товара.

Откройте поиск ЕИС. Найдите несколько завершённых заказов, похожих на то, что вы продаёте. Сравните объём, комплектацию, доставку, цену и требования. Затем выберите одну действующую закупку и разберите её от проекта контракта до собственного расчёта денег — пока даже без подачи заявки.

Если после этого вы можете своими словами ответить на пять вопросов — что нужно сделать, к какому сроку, каким требованиям надо соответствовать, сколько это будет стоить вам и сколько денег потребуется до оплаты заказчиком, — перед вами уже не просто найденный в поиске тендер.

Это закупка, по которой можно принимать осознанное решение об участии.